Att delta på AIMday är kostnadsfritt för både forskare och deltagare från externa organisationer. Det ska inte finnas några ekonomiska hinder att övervinna för att delta i ett givande kunskapsutbyte över gränserna.
Eventkostnader
Budget för ditt AIMday-event
Vad kommer det att kosta? För att göra det lättare för dig att ta fram en budget för ditt AIMday-event får du här en översikt av de olika kostnadsposter som är aktuella.
Kostnader för produktion
Personal och resurser
När du organiserar en AIMday för första gången kan hela processen – från planering till uppföljning – sträcka sig över sex till åtta månader. De insatser i form av tid och engagemang som behövs i varje steg av processen varierar och är beroende av flera saker, till exempel storleken på eventet och tillgång till nätverk inom och utanför akademin. Alldeles oavsett är det bra att skapa en arbetsgrupp som kan jobba med AIMday-eventet tillsammans och som vid behov kan ha olika roller och ansvar. Bland annat behövs en person som kan samordna arbetet, en så kallad AIMday-koordinator, som också är kontaktpersonen gentemot Uppsala universitet. Genom den introduktionsutbildning om AIMday som erbjuds kommer ditt lärosäte att få en bra uppfattning om bemanning, vad som behöver göras och när samt ungefärliga tidsinsatser. Dessutom innehåller utbildningen en genomgång av alla de administrativa och tidsbesparande verktyg som tagits fram särskilt för AIMday och som alla samarbetsparter har tillgång till utan kostnad.
Kostnader för event
Kostnader för lokal och förtäring
Som alltid så bör platsen för ett event väljas med omsorg utifrån eventets specifika behov och den känsla du vill bidra till att skapa. När du arrangerar ett AIMday-event behöver du särskilt tänka på två saker. Dels handlar det om tillgången på mötesrum/grupprum och dels om mingelvänliga ytor. Du behöver ha tillgång till lika många mötesrum/grupprum som antalet parallella workshops på din AIMday. Det är förstås svårt att i ett tidigt skede veta hur stort behovet kommer att bli så det bästa är att boka en lokal som erbjuder möjligheten att boka på och boka av grupprum. Lokalen bör också erbjuda ett större område där deltagarna kan mötas, mingla och äta och som helst ligger i närheten av grupprummen där själva workshopparna äger rum. Det är bra om det finns en kombination av sittplatser och ståbord i mingelytan. Dessutom behöver du ett utrymme där deltagarna kan registrera sig och få information – en registreringsyta helt enkelt som gärna får vara synlig och lättillgänglig.
Det finns många fördelar med att arrangera ditt AIMday-event på ditt lärosäte. Dels kan det vara ett sätt att hålla kostnaderna nere och dels får externa deltagare en chans att få en glimt av ditt lärosäte. Kanske passar du på att ge intresserade deltagare en guidad tur i anslutning till ditt AIMday-event? Sist men inte minst blir det enkelt för era forskare att delta om eventet sker på lärosätet.
Catering är ett exempel på en rörlig kostnad som såklart är beroende av hur många det är som deltar i eventet. Ett tips är att erbjuda kaffe, te, vatten och frukt hela dagen. Ett annat tips är att satsa på en mingelvänlig lunch som deltagarna inte behöver sitta ner för att äta.
Administrativa kostnader
Utbildning och stöd
För Uppsala universitet är AIMday inte bara ett medel för att stimulera värdeskapande samverkan mellan vår forskning och samhället utan detsamma gäller i högsta grad även i relation till högskolor och universitet i vår omvärld. Det finns mycket att vinna på samarbete över lärosätesgränser när det gäller metoder och former för samverkan med det omgivande samhället. Den obligatoriska AIMday-utbildningen tar normalt en dag (6-8 timmar) i anspråk och äger rum i ett tidigt skede för att ge dig och ditt team bästa möjliga start. Utbildningen kan äga rum online, på ditt lärosäte eller på Uppsala universitet. Den kan läggas över en eller ett par dagar. Vi diskuterar vad som passar bäst och lägger upp en plan tillsammans. Du står för eventuella rese- och boendekostnader som kan uppkomma i samband med utbildningstillfället. Utöver den inledande utbildningen tillhandahåller vi stöd och råd under hela processen. Vi tar en fast kostnad för att få använda AIMday konceptet, då ingår utbildning, support och vår webbtjänst. Kontakta oss för information.
Kostnadsfritt för alla
